A Dependency Chart (Mackenzie Kyle: Making it Happen)
( Tiimiakatemian johtajakoulutus 17.12.1999, Niina Leinonen)
¨ Projektisuunnittelun tehokas apuväline
¨ Tärkeintä ajatella asioita lopusta alkuun
¨ Menetelmän avulla saadaan luotua aikataulu jopa viikon tarkkuudella ja voidaan paremmin hahmottaa projektin ydinprosesseja.
Sillä projektihan on vain joukko peräkkäisiä tapahtumia, joiden avulla
halutaan saavuttaa haluttu lopputulos.
Käytännön ohjeistus
- Tarvitaan iso seinä tai whitebord, jonne merkitään aikajana esim. viikon tarkkuudella
- Työvälineiksi tarvitaan pieniä paperilappuja ja –nuolia sekä tusseja tai vain whitebord tusseja
- Työskentelyn perustana ovat paperilaput, joista jokaiselle kirjoitetaan yksi projektiin liittyvä tehtävä ja toteuttamisen kesto viikkoina.
- Ensimmäisenä kirjataan viimeinen tapahtuma, joka projektissa tapahtuu.
- Tämän jälkeen mietitään mitä tätä ennen pitää tapahtua (riippuvuussuhde=dependency)
- Näin edetään projektin ensimmäiseen toimenpiteeseen saakka.
- Lopuksi tarkastetaan, ettei kokonaisuudesta ole unohtunut mitään oleellista.
- Tämän jälkeen aloitetaan varsinainen riippuvuussuhteiden määrittely ja merkitseminen karttaan. Projektin tapahtumat ovat suhteessa toisiinsa ja aikatauluun eri tavoin:
a) kaksi erillistä tapahtumaa, joiden toteuttaminen ei riipu toisistaan
– ei merkitä mitään yhteyttä
b) kaksi tapahtumaa, joilla on positiivinen riippuvuus, mutta aikataulun kannalta väliin jää ”ilmaa” (a float)
– merkitään aaltoviivanuolella
c) kaksi tapahtumaa, joilla on positiivinen riippuvuus ja aikataulun kannalta aiemman toteutuminen ajallaan on äärimmäisen tärkeää
– merkitään nuolella - Tapahtumat liitetään toisiinsa nuolten avulla ja näin saadaan selville hankkeen kriittinen polku (the critical path) eli nähdään minkä tapahtumien on ainakin tapahduttava ajallaan jotta projekti etenee aikataulussa
– merkitään kaksoisnuolella.
10. Näitä polkuja voi tulla useitakin. Niiden avulla voidaan hahmottaa projektin ydinprosessit.
11. Tämän jälkeen voidaan tehdä työn/tehtävien jako (jos sitä ei ole vielä tehty). Kuhunkin tapahtumaan/toimenpiteeseen (yksittäisiin paperilappuihin) kirjataan vastuuhenkilön nimi, joka on vastuussa kyseisen asian tapahtumisesta aikataulussa
12. Lopuksi laaditaan viikkoaikataulu ja kuukausiaikataulu projektin toteuttamisesta ja työnjaosta. Apuna voi käyttää erityisiä tarkoitukseen suunniteltuja tietokoneohjelmia, mutta excel on myös hyvä tähän.
Menetelmän etuja
¨ Projektin kokonaisuus ja kiireiset hetket on helppo hahmottaa kerralla
¨ Aikataulutusta on helppo muuttaa ja testata miten yhden asian aikataulumuutos vaikuttaa koko projektiin
¨ Kokonaisuuden (ja kaaoksen) hallinta on hieman helpompaa, samoin oman aikataulun laatiminen suhteessa muihin töihin
¨ Suhteellisen nopea ja erittäin konkreettinen tapa tehdä projektisuunnitelma
Ihmevalmentajien blogi 